ISO 9001 İç Denetim Nasıl Yapılır?
ISO 9001 iç denetimi, belgelendirme denetiminden önce sisteminizin gerçekten çalışıp çalışmadığını gösteren en önemli aynadır. Bu rehberde iç denetimi nasıl planladığımızı, bağımsızlığı nasıl kurduğumuzu ve sahada en sık nerede hata yapıldığını danışman gözünden anlatıyoruz.
ISO 9001 İç Denetim Nedir, Neden Zorunludur?
ISO 9001 iç denetim, kuruluşun kendi kalite yönetim sistemini, belgelendirme kuruluşu gelmeden önce kendi ekibiyle planlı ve tarafsız biçimde denetlemesidir. Standardın 9.2 maddesi bunu zorunlu kılar; amaç, sistemin hem ISO 9001 şartlarına hem de kuruluşun kendi prosedürlerine uyup uymadığını kanıtıyla görmektir. Sahada gördüğümüz gerçek şudur: iç denetimi bir formalite sanan firmalar, belgelendirme denetiminde sürprizle karşılaşır; çünkü iç denetim, sistemin aynasıdır.
İç Denetim Adım Adım Nasıl Yapılır?
Etkili bir iç denetim altı aşamada ilerler. Adım 1 – yıllık denetim programının riske göre hazırlanması, kritik veya sorunlu süreçlerin daha sık denetlenmesi; Adım 2 – denetim planının ve sürece özel soru listesinin hazırlanması; Adım 3 – açılış toplantısı ve kapsamın netleştirilmesi; Adım 4 – kanıt toplama, yani gözlem, kayıt incelemesi ve çalışanla görüşme; Adım 5 – bulguların uygunsuzluk ya da iyileştirme fırsatı olarak sınıflandırılması; Adım 6 – rapor, düzeltici faaliyet ve takip denetimi. Danışmanlık sürecimizde en çok değer kattığımız nokta, soru listesini standardın maddelerinden değil, firmanın gerçek süreç akışından çıkarmaktır; çünkü maddeyi değil, işi denetlersiniz.
İç Denetçi Kim Olmalı, Bağımsızlık Neden Önemli?
İç denetçi, denetlediği işten bağımsız ve iç denetçi eğitimi almış biri olmalıdır; kendi yürüttüğü süreci kimse tarafsız denetleyemez. Küçük firmalarda en sık karşılaştığımız sorun tam da budur: kalite sorumlusu hem sistemi kurar hem kendini denetler ve denetim tarafsızlığını yitirir. Çözüm, departmanların birbirini çapraz denetlemesi ya da dışarıdan bağımsız bir iç denetçiyle çalışmaktır. Türkiye'de TÜRKAK akredite belgelendirme denetçileri, iç denetim kayıtlarını ilk istedikleri belgeler arasında sorar; bağımsızlık burada en çok sorgulanan başlıktır.
Denetçi Gözünden Asıl Bakılan Nedir?
Belgelendirme denetçisi iç denetim kayıtlarına bakarken raporun varlığına değil, sistemin gerçekten işlediğine bakar. Asıl kontrol ettiği şey şudur: iç denetimde bulunan uygunsuzluklar kapatılmış mı, kök neden bulunmuş mu, aynı bulgu tekrar ediyor mu? Hiç uygunsuzluk çıkmamış "tertemiz" bir iç denetim raporu denetçide güven değil şüphe uyandırır; çünkü kusursuz sistem yoktur, eksik bulmayan denetim çoğu zaman yeterince derine inmemiştir.
Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?
En sık gördüğümüz hata, iç denetimin belgelendirme denetiminden birkaç gün önce, geçmiş tarih atılarak yapılmış gibi gösterilmesidir; denetçi bunu kayıt tutarlılığından hemen anlar. İkincisi, bulguları yazıp düzeltici faaliyet açmamak; üçüncüsü, aynı soru listesini her sürece kopyalayıp denetimi yüzeyselleştirmektir. Bu aşamada danışmanlarımızın ilk kontrol ettiği şey, bir önceki denetimin bulgularının gerçekten kapatılıp kapatılmadığıdır; kapatılmamış eski bulgu, yeni denetimde majör uygunsuzluğa dönüşmektedir.
KaliteTürk Size Nasıl Destek Olur?
KaliteTürk, iç denetçi eğitiminden denetim programının kurulmasına, bağımsız iç denetim hizmetinden düzeltici faaliyet takibine kadar süreci sizin için yönetir. Sisteminizi belgelendirme denetiminden önce yerinde inceler, eksikleri denetçiden önce yakalar ve sizi denetime eksiksiz hazırlarız. Uzman desteğiyle iç denetim bir formalite olmaktan çıkar; sistemi gerçekten iyileştiren ve belgeyi ilk seferde getiren bir araca dönüşür.
ISO 9001 iç denetim ne sıklıkla yapılmalı?
En az yılda bir kez tüm sistem denetlenmeli; kritik veya sorunlu süreçler daha sık denetlenebilir. Belgelendirme denetiminden önce iç denetim mutlaka tamamlanmış olmalıdır.
İç denetçinin sertifikası olmalı mı?
İç denetçinin "ISO 9001 İç Denetçi" eğitimi almış olması beklenir; bu hem yetkinliği hem de denetim kayıtlarının denetçi karşısındaki güvenilirliğini artırır.
Kendi işimi kendim denetleyebilir miyim?
Hayır; bağımsızlık şarttır. Kendi yürüttüğünüz süreci denetleyemezsiniz. Departmanların çapraz denetimi veya dışarıdan bağımsız bir iç denetçi tercih edilmelidir.
İç denetimde uygunsuzluk çıkması kötü mü?
Hayır, tam tersi. Uygunsuzluk bulmak sistemin çalıştığının işaretidir; önemli olan kök nedeni bulup düzeltici faaliyetle kalıcı olarak kapatmaktır.
İç denetim ile belgelendirme denetimi arasındaki fark nedir?
İç denetimi kuruluş kendi yapar (birinci taraf); belgelendirme denetimini bağımsız akredite kuruluş yapar (üçüncü taraf) ve belgeyi o düzenler.
ISO 9001 iç denetiminiz için uzman desteği alın
Ücretsiz ön değerlendirmeyle iç denetim programınızı ve soru listenizi birlikte hazırlayalım.